У агентства праздников в Кишинёве решительный клиент: свадьба в августе, дата подтверждена, аванс готов. Остался только договор. Менеджер открывает Word-файл трёхмесячной давности, меняет имена молодожёнов, забывает поменять дату в четвёртом пункте, печатает, подписывает и ищет курьера. Клиент на работе, курьер приедет завтра. Тем временем клиенту приходит предложение от другого агентства — «с онлайн-договором, подписанным за 10 минут».
У этой истории есть версии почти в любой сфере: учебный центр, который в сентябре подписывает договоры с десятками родителей, агентство недвижимости с договорами посредничества, IT-компания, работающая с клиентами из другого города. Договор — последний шаг перед деньгами, и именно здесь теряется время, появляются ошибки, а иногда уходит и сам клиент. Ниже разберём проблемы по очереди и покажем, как их решает модуль договоров с онлайн-подписью в CRM.
1. Договор, «скопированный из старого», — и ошибки вместе с ним
Почти у каждой небольшой компании есть «типовой» договор, который на самом деле — последний подписанный. Его открывают, заменяют данные, сохраняют под другим именем. Так в договоры попадают имя предыдущего клиента, неверный IDNP, сумма из другого проекта или дата, которую забыли обновить.
Цена проблемы: в лучшем случае — переделанный договор и ощущение несерьёзности. В худшем — документ с неверными данными, на который придётся опираться именно тогда, когда возникнет спор.
Практическое решение: договоры создаются из шаблонов. Вы выбираете шаблон, а данные клиента и компании подставляются сами из карточки клиента в CRM. Никто больше не переписывает вручную имена, коды и адреса — значит, исчезают и ошибки копирования.
- подготовьте по шаблону для каждого типа услуги или договора;
- храните данные клиента в одном месте — в его карточке в CRM;
- пусть система подставляет их в документ, каждый раз одинаково.
2. Курьер, сканер и фото в Viber
Представьте учебный центр в первую неделю сентября. Десяткам родителей нужно подписать договоры на курсы. Одни приходят в офис, другие просят договор по почте, распечатывают, подписывают, фотографируют и присылают в Viber — то без одной страницы, то размыто. Администратор проводит вечера, разбирая фото и выясняя, кто ещё не прислал.
Цена проблемы: дни административной работы, неполные документы и архив из фотографий в личном телефоне.
Практическое решение: клиент получает ссылку и подписывает онлайн — с телефона или компьютера. Компания подписывает прямо в CRM. Онлайн-подпись может включать MSign — сервис электронной подписи, которым пользуются в Молдове. Без печати, без курьера, без фото.
Что меняется для клиента
Для клиента подписание превращается в дело нескольких минут, которое можно сделать в удобное время — вечером или из другого города. Для компании, работающей с клиентами из районов или из диаспоры, расстояние больше не задерживает договор.
3. Клиент «ещё подумает», пока ждёт бумаги
Агентство недвижимости убедило собственника передать ему квартиру в управление. По телефону собственник согласен, но договор посредничества доходит до него только через три дня. За это время он успел поговорить ещё с двумя агентствами. Каждый день между «да» и подписью — это день, когда клиент может передумать.
Цена проблемы: клиенты, потерянные в самом конце, когда время на переговоры уже вложено.
Практическое решение: договор подписан в тот же день. Когда договор создаётся из шаблона за несколько минут и отправляется ссылкой, промежуток между согласием и подписью сокращается до минимума. Рекомендуемый порядок: сразу после финального разговора менеджер формирует договор из карточки клиента и отправляет ссылку, пока решение свежее.
4. «Где подписанный договор?»
У IT-компании небольшой спор с клиентом об оговорённом объёме работ. Нужно найти договор. Где он? В почте менеджера, который ушёл в прошлом году? В папке в шкафу? На флешке? Поиски занимают часы, а иногда документ так и не находится.
Цена проблемы: потерянное время и слабая позиция именно тогда, когда нужны чёткие документы.
Практическое решение: подписанный PDF хранится в карточке клиента. Любой договор находится за секунду любым сотрудником с доступом — независимо от того, работает ли ещё менеджер, который его заключил. Архив больше не зависит от личных телефонов и компьютеров сотрудников.
5. У каждого менеджера «своя версия» договора
Когда каждый менеджер хранит на компьютере свою версию договора — с правками, сделанными «под конкретного клиента» и забытыми там же, — компания начинает подписывать разные условия с похожими клиентами. В одних версиях старые пункты, в других — устаревшие цены.
Цена проблемы: потеря контроля над тем, что компания обещает в письменном виде.
Практическое решение: шаблоны хранятся централизованно в CRM. Если меняется пункт договора, он меняется один раз — в шаблоне, и все новые договоры его получают. Директор знает, что каждый отправленный договор основан на одной утверждённой базе.
Проверьте, не тормозит ли вас процесс заключения договоров
- Новые договоры делаются копированием и правкой старого?
- Отправляли ли вы когда-нибудь договор с данными другого клиента или с неверной датой?
- Подписание зависит от курьера, личных встреч или фото в Viber?
- Между согласием клиента и подписанным договором проходит несколько дней?
- Можете ли вы найти любой подписанный договор меньше чем за минуту?
- Все менеджеры используют одну и ту же актуальную версию договора?
Если вы узнали себя хотя бы в двух ситуациях, заключение договоров стоит вам времени — и, вероятно, клиентов.
Как мы внедряем договоры с онлайн-подписью у вас
Модуль договоров и онлайн-подписи уже есть в нашей CRM. Мы создаём CRM под вашу компанию, превращаем договоры, которыми вы пользуетесь сейчас, в шаблоны и связываем их с карточками клиентов. Установка занимает 24 часа, а в первый месяц мы обучаем команду, чтобы каждый менеджер умел сформировать, отправить и найти договор. Без ограничений по числу пользователей, а в подарок — бесплатный сайт-визитка, подключённый к CRM.
Хотите увидеть, как выглядит договор, созданный и подписанный онлайн, — от шаблона до PDF в карточке клиента? Оставьте нам сообщение или запишитесь на встречу — покажем весь процесс на примере из вашей сферы.