Ce urmează după aprobarea grantului ODA este întrebarea pe care mulți antreprenori și-o pun abia când primesc decizia pozitivă — și atunci descoperă că partea grea abia începe. Implementarea are termene stricte, fiecare cheltuială trebuie documentată, iar banii vin conform regulilor din contractul de finanțare. În acest articol explicăm etapele de după decizia Comitetului de Finanțare și Risc, documentele de care aveți nevoie pentru fiecare achiziție, cum funcționează tranșele și ce greșeli pot pune grantul în pericol.
De la decizie la contract
După evaluarea dosarului — verificarea documentelor, evaluarea prefinanțare (conformitate, analiză economico-financiară, fezabilitate, nivel de risc) și punctajul minim de 50 de puncte — decizia de finanțare o ia Comitetul de Finanțare și Risc. Decizia poate veni cu condiții. În CREȘTEM IMM, de exemplu, pot fi impuse condiții precum un salariu mediu brut de cel puțin 70% din media pe sector sau reinvestirea profitului.
Urmează semnarea contractului de finanțare. În componenta de dezvoltare CREȘTEM IMM, se încheie și un contract de fidejusiune cu asociații. În componenta „Lansarea afacerii”, compania se înregistrează după aprobare (în aproximativ 30 de zile), iar contractul se semnează cu firma nou creată. Citiți cu atenție fiecare clauză: termenele, indicatorii și obligațiile de raportare din contract sunt cele după care veți fi verificați.
Termenele de implementare
| Program | Termen maxim de implementare |
|---|---|
| CREȘTEM IMM – componenta de dezvoltare | 9 luni (se poate prelungi la cerere) |
| Programul de transformare digitală a IMM (HG 129/2022) | 6 luni |
Șase sau nouă luni par mult, dar trec repede când aveți de semnat contracte cu mai mulți furnizori, de așteptat livrări, de instalat echipamente și de instruit echipa. Planificați implementarea încă de la depunerea cererii, nu după aprobare. Pentru alte componente și programe, termenele exacte sunt în ghidul apelului și în contract.
Cum vin banii: contribuție proprie și tranșe
Grantul acoperă doar o parte din proiect; restul este contribuția proprie. În CREȘTEM IMM, aceasta poate fi acoperită și din credit bancar și/sau cu garanții ODA. Despre opțiuni am scris în Cofinanțarea grantului ODA: de unde iei contribuția proprie.
Modul de plată diferă de la o componentă la alta. În componenta „Lansarea afacerii”, de exemplu, grantul se plătește în două tranșe: 30% după semnarea contractului și 70% după ce antreprenorul a investit contribuția proprie (detalii în articolul despre grantul de 600.000 lei). Pentru celelalte programe, ordinea plăților și documentele cerute pentru fiecare tranșă sunt stabilite în contractul de finanțare și în ghidul apelului. Concluzia practică: aveți nevoie de lichidități pentru a plăti furnizorii înainte de a primi toată suma.
Documentele pentru fiecare achiziție
Fiecare cheltuială din proiect trebuie să poată fi dovedită. Pentru fiecare furnizor, păstrați un dosar complet:
- oferta de preț cu specificații tehnice depusă la cerere și fișa de selectare a furnizorului;
- contractul cu furnizorul, cu obiectul și valoarea corespunzătoare ofertei;
- factura (sau facturile, pentru abonamente);
- dovada plății prin transfer bancar — în Programul de transformare digitală, plățile în numerar sunt neeligibile;
- actul de predare-primire pentru echipamente, software și servicii;
- pentru abonamente (CRM, ERP, SaaS, cloud, domeniu, hosting, AI) — dovezi de plată și utilizare pe toată perioada finanțată, de până la 24 de luni în CREȘTEM IMM.
Ce cumpărați trebuie să corespundă cu ce ați declarat. Dacă furnizorul vă propune la implementare alt produs decât cel din ofertă, discutați înainte cu ODA, nu după.
Greșeli care pun grantul în pericol
- Depășirea termenului fără o cerere de prelungire depusă la timp, acolo unde prelungirea este posibilă.
- Plăți în numerar sau plăți fără legătură clară cu factura și contractul.
- Echipamente second-hand sau diferite de cele din oferta aprobată.
- Finanțarea dublă: aceeași poziție nu poate fi acoperită de două programe.
- Utilizarea necorespunzătoare sau vânzarea bunurilor finanțate — în Programul de transformare digitală duce la rezilierea contractului și recuperarea grantului.
- Abonamente oprite înainte de termen, fără dovezi la monitorizarea finală.
Checklist pentru primele 30 de zile după aprobare
- Am citit integral contractul de finanțare și am notat termenele și indicatorii.
- Am făcut un calendar de implementare pe luni, pentru fiecare furnizor.
- Am asigurat lichiditățile pentru contribuția proprie și pentru perioada dintre plăți.
- Am semnat contractele cu furnizorii, în concordanță cu ofertele aprobate.
- Am creat un dosar (fizic sau electronic) pentru fiecare achiziție.
- Am stabilit cine din firmă răspunde de documente și de raportare.
- Am planificat instruirea personalului pe produsele implementate.
- Am pregătit modul în care voi colecta datele pentru monitorizarea de 24 de luni.
Monitorizarea începe după finalizarea implementării: rapoarte la fiecare 6 luni, o vizită în primele 12 luni și o vizită finală. Detalii în Monitorizarea ODA: 24 de luni.
Cum vă ajută Risen Systems
Dacă proiectul dumneavoastră include CRM, site, magazin online, Google Ads sau instruire livrate de Risen Systems, ne ocupăm de partea noastră astfel încât să o puteți raporta fără bătăi de cap:
- contract cu obiectul și valoarea corespunzătoare ofertei de preț aprobate;
- implementare în termenele programului, cu un plan de lucru agreat de la început;
- facturi și acte de predare-primire pentru fiecare etapă livrată;
- abonament documentat lunar pentru o perioadă de până la 24 de luni;
- instruirea personalului, cu prima lună gratuită;
- rapoarte CRM despre vânzări și numărul de clienți, utile pentru demonstrarea indicatorilor la monitorizare — vedeți modulele CRM.
Nu putem garanta aprobarea sau plata grantului — acestea depind de ODA și de respectarea contractului de finanțare. Putem garanta că partea livrată de noi este documentată corect. Pentru o discuție despre implementare, contactați-ne.
Informațiile din acest articol sunt un rezumat cu scop de orientare. Condițiile se pot schimba de la un apel la altul și sunt stabilite în contractul de finanțare; verificați întotdeauna ghidul oficial pe oda.md sau la Centrul de consultanță ODA, 022 22 57 99. Risen Systems nu este afiliată ODA și nu reprezintă organizația.