«Можно я возьму выходные на следующей неделе, с понедельника по среду?» – сообщение начальнику в Viber, отправленное вечером. Начальник на ходу отвечает «ок» и забывает. В понедельник утром в мебельном цеху не хватает двух человек из одной бригады, и заказ приходится переносить. В конце месяца бухгалтер спрашивает, сколько дней отработал каждый, а мастер восстанавливает табель по памяти и по переписке в телефоне.
В небольших компаниях HR ведётся «на ходу», и пока людей пять, это действительно работает. Когда команда вырастает до десяти-пятнадцати сотрудников – небольшое производство, сеть салонов, строительная компания, маркетинговое или IT-агентство, – заявления в Viber, таблицы Excel и бумажные папки перестают справляться. Никто точно не знает, сколько дней отпуска осталось у каждого, табель заполняют в спешке в конце месяца, а новые сотрудники первые дни выясняют, где что найти. Ниже разбираем эти ситуации по порядку и показываем, как их решает HR-модуль, созданный под вашу компанию.
1. Заявления на отпуск теряются в переписке
Представьте сеть из трёх салонов красоты. Стилисты просят выходные сообщениями администратору, устно за кофе или запиской на столе. Администратор записывает их в тетрадь – иногда. Приходит сезон свадеб, и выясняется, что на одну и ту же неделю отпуск одобрили трём сотрудникам одного салона.
Цена: отменённые записи, перегруженные коллеги, конфликты в духе «но я же тебе писала!» и решения без полной картины.
Решение: единый поток для заявлений на отпуск:
- сотрудник подаёт заявку прямо в CRM, с точными датами;
- руководитель видит её, проверяет, кто ещё отсутствует в этот период, и одобряет или отклоняет;
- решение фиксируется, и сотрудник сразу его видит, не переспрашивая.
Никаких бумажных заявлений и никаких «я забыл, что ты мне писал».
2. Никто не знает, сколько выходных осталось у каждого
В маркетинговом агентстве на пятнадцать человек дизайнер спрашивает, сколько дней отпуска у него осталось. Чтобы ответить, нужно перерыть прошлогоднюю таблицу, переписку и память руководителя. Иногда ответ оказывается неверным, а в конце года начинаются неприятные разговоры о «сгоревших» или лишних днях.
Когда заявки проходят через CRM, учёт выходных складывается сам: использованные дни, одобренные на будущее, история по каждому сотруднику. Руководитель видит календарь отсутствий всей команды и планирует проекты, зная, кого не будет, а не узнавая об этом в последний день.
3. Табель восстанавливают в конце месяца
У строительной компании бригады работают на нескольких объектах. Табель ведётся в Excel, который бригадир заполняет «когда будет время» – обычно в последний день месяца, по памяти. У одних сотрудников часов не хватает, у других лишние, а бухгалтер получает таблицу, которой не доверяет.
Цена: неправильно оплаченные часы, споры при каждой зарплате и время на проверки.
Решение: табель ведётся автоматически – по задачам, над которыми работают люди, и по их присутствию, а не в отдельной таблице, заполняемой задним числом. Руководитель в течение месяца видит, кто работал, сколько и над чем. В конце месяца данные уже собраны, а разговоры о часах ведутся на основе фактов, а не воспоминаний.
4. Новичок первую неделю «разбирается сам»
IT-компания нанимает программиста, производство – нового оператора. В первый день человеку дают рабочее место и «если что, спроси у Ивана». Иван занят. Доступы выдают по одному, когда кто-то о них вспомнит, а внутренние правила изучаются на ошибках. Целая неделя оплаченной зарплаты для человека, который ещё не понимает, что ему делать.
Организованный онбординг – это:
- Чек-лист онбординга для каждой должности: что сотрудник должен получить, прочитать и сделать в первые дни.
- Материалы в одном месте – регламенты, инструкции, полезные контакты, а не кусками в переписке.
- Видимый прогресс – руководитель видит, какие шаги пройдены и что осталось.
В HR-модуле новые сотрудники автоматически получают чек-лист онбординга и материалы, и человек быстрее выходит на полную продуктивность, не завися от свободного времени коллег.
5. Кадровые документы разбросаны
Договор – в бумажной папке, копия паспорта – у кого-то в почте, медицинская справка пришла в Viber. Когда нужно что-то проверить по сотруднику, ищут в трёх местах, а если человек, который занимался приёмом на работу, уволился, – ищут ещё дольше.
В CRM кадровые документы хранятся в карточке каждого сотрудника. Доступ к ним регулируется ролями и правами, поэтому персональные данные видят только те, кому это положено, а не вся команда.
Проверьте, знакомо ли вам это
- Отпуск просят сообщениями, устно или на бумаге?
- Хотя бы раз в один период отсутствовало слишком много людей?
- Вы не можете за две минуты сказать, сколько дней отпуска осталось у сотрудника?
- Табель заполняется в конце месяца по памяти?
- У новых сотрудников нет понятного плана первых рабочих дней?
- Документы одного сотрудника лежат в нескольких местах?
Если вы ответили «да» на два вопроса или больше, HR-хаос уже обходится вам рабочими часами, нервами, а иногда и клиентами.
Как мы создаём HR-модуль для вашей компании
Производство со сменами, сеть салонов и агентство с гибким графиком ведут учёт людей по-разному. Отличаются виды отсутствий, правила согласования, способ учёта присутствия и то, что должен пройти новый сотрудник. Поэтому HR-модуль создаётся и настраивается по запросу, под внутренние правила вашей компании, в рамках CRM, разработанной с нуля и без ограничений по числу пользователей, – у каждого сотрудника есть свой аккаунт, сколько бы людей ни было в команде.
Установка CRM занимает 24 часа, а в первый месяц мы обучаем команду – от руководителей до сотрудников. В качестве бонуса вы бесплатно получаете сайт-визитку компании, подключённый к CRM. Хотите увидеть, как у вас могли бы выглядеть отпуска, табель и онбординг? Оставьте нам сообщение или запишитесь на встречу – покажем на конкретных примерах, без обязательств.