Повторяющиеся услуги на бумаге — самый спокойный вид бизнеса. Клиент платит ежемесячно или раз в год за поддержку, хостинг, бухгалтерию или обслуживание, а у компании предсказуемый доход. На практике каждый абонемент — это счёт, который нужно выставить вовремя, срок, за которым нужно следить, и довольно часто клиент, которому нужно вежливо напомнить, что срок уже прошёл.
Пока клиентов десять, всё держится в голове или в таблице. Когда их пятьдесят или сто, с разными сроками — у кого-то помесячно, у кого-то раз в год, — система начинает что-то упускать. В этой статье разберём, как это выглядит в веб-агентстве, бухгалтерской фирме и компании с услугами по подписке, и как это решает модуль автоматических счетов и напоминаний об оплате, который уже есть в нашей CRM.
1. Домен клиента истёк, и сайт упал
Представьте веб-агентство в Кишинёве, которое ведёт сайты нескольких десятков клиентов. Домены и хостинг продлеваются раз в год, у каждого в свою дату. Даты лежат в таблице, которую кто-то должен проверять каждый месяц. В загруженный месяц её никто не открывает. В понедельник утром звонит клиент: сайт не открывается, почта на домене не приходит.
Цена такого утра — не только сумма продления. Это раздражённый клиент, часы срочной работы и справедливый вопрос с его стороны: «если вы забыли об этом, о чём ещё вы забываете?».
Как это решается: CRM постоянно проверяет сроки абонементов, поддержки и доменов. До окончания срока она автоматически формирует счёт на продление и отправляет его клиенту по email. Агентство больше не зависит от того, вспомнит ли кто-то открыть таблицу, а клиент получает счёт заранее, а не после того, как сайт перестал работать.
2. Ежемесячный абонемент, который никто не выставил
Бухгалтерская фирма обслуживает небольшие компании по ежемесячному абонементу. В начале месяца кто-то должен выставить несколько десятков почти одинаковых счетов. Работа скучная, делается между отчётами и в спешке. В каком-то месяце трёх клиентов пропускают. Никто не замечает — никто не жалуется на счёт, которого не получил.
В этом самая коварная проблема ручного выставления: ошибки не видны. Невыставленный абонемент не поднимает тревогу. Его обнаруживают, может быть, в конце года, когда просить деньги уже неловко.
- абонемент вносится один раз — с суммой и периодом;
- счёт формируется и автоматически уходит по email до срока, в каждом периоде;
- команда не тратит время на повторяющиеся счета, и «пропущенных» абонементов больше нет.
Время, сэкономленное в начале месяца, возвращается в работу, за которую клиенты на самом деле платят.
3. Напоминания об оплате зависят от чьего-то настроения
Отправить счёт — одно, получить деньги — другое. В небольшой компании, которая обслуживает IT-инфраструктуру офисов, напоминания об оплате отправляет директор, «когда вспомнит». Иногда ему неловко писать одному и тому же клиенту в третий раз. Иногда он забывает на целый месяц. В итоге одни клиенты платят вовремя, а другие привыкают платить, когда им напомнят.
Цена — медленно растущий долг и неприятные разговоры, которые начинаются слишком поздно.
Модуль автоматических счетов берёт эту неприятную часть на себя:
- Если счёт не оплачен в срок, клиент автоматически получает напоминание.
- Напоминание повторяется каждые 2 дня, пока счёт не будет оплачен.
- Если оплачена только часть, напоминания продолжаются на остаток.
- Администратор получает уведомление и решает, нужен ли личный звонок.
Автоматическое напоминание — не обида для клиента, а одинаковая процедура для всех. А человек вмешивается только там, где разговор действительно нужен.
4. Частичные оплаты, которые теряются по дороге
Клиенты на абонементе иногда платят «сколько могут сейчас»: половину сегодня, остальное на следующей неделе. В Excel счёт помечается как оплаченный, ведь «что-то пришло». Остаток забывается. Через несколько месяцев из этих маленьких остатков складывается сумма, которая уже совсем не маленькая.
В CRM частичная оплата фиксируется на счёте, а остаток остаётся на виду. Автоматические напоминания продолжают приходить на оставшуюся сумму, а администратор сразу видит все долги. Больше не нужно сверять выписки с таблицами, чтобы понять, кто заплатил только половину.
5. Директор не знает, какие долги у компании сегодня
На вопрос «сколько нам сейчас должны клиенты?» ответ должен быть мгновенным. Во многих сервисных компаниях он требует дня работы бухгалтера. Когда долги видны в реальном времени, решения становятся простыми: с кем поговорить лично, кому по договору приостановить услугу, кого больше не брать без предоплаты.
Процесс важен так же, как инструмент
Автоматизация работает лучше всего, когда правила понятны: в договоре прописан срок оплаты, клиент знает, что счёт придёт автоматически, а команда знает, что делать, если долг превышает определённый срок. CRM выполняет процесс каждый день без исключений, но правила устанавливаете вы.
Проверьте, не ускользают ли повторяющиеся услуги
- Сроки доменов, хостинга или поддержки хранятся в таблице, которую проверяют вручную?
- В начале месяца кто-то вручную выставляет десятки почти одинаковых счетов?
- Вы когда-нибудь обнаруживали невыставленный абонемент только через несколько месяцев?
- Напоминания об оплате отправляются, только когда кто-то вспомнит?
- Частичные оплаты в итоге отмечаются как полные?
- Вы не можете за минуту увидеть список всех долгов?
Если вы узнали себя в двух-трёх пунктах, компания каждый месяц теряет не только деньги, но и часы на работу, которую может делать система.
Как мы настраиваем автоматические счета у вас
Модуль автоматических счетов и напоминаний об оплате уже входит в нашу CRM. Вместе с вами мы вносим существующие абонементы, договоры поддержки и домены с их сроками, настраиваем тексты счетов и напоминаний и определяем, кто получает уведомления. CRM мы пишем с нуля для вашей компании и устанавливаем за 24 часа, без ограничений по количеству пользователей, а в первый месяц помогаем обучить команду. В качестве бонуса вы бесплатно получаете сайт-визитку.
Если хотите увидеть, как будет выглядеть первый месяц, когда повторяющиеся счета уходят сами, оставьте сообщение — мы ответим или запишитесь на встречу. На ваших реальных абонементах покажем, как CRM следит за сроками и напоминает об оплате вместо команды.