Представьте веб-агентство в Кишинёве, которое за несколько лет работы сделало несколько десятков сайтов: для клиники, для производителя мебели, для нескольких магазинов и ресторанов. Домены .md и .com, хостинг и техподдержка продлеваются в разные даты и по разным ценам для каждого клиента. Все эти данные лежат в таблице Excel, которую когда-то завёл основатель и в последний раз обновлял «где-то полгода назад». В понедельник утром звонит директор клиники: сайт не открывается, письма на корпоративную почту не доходят. Домен истёк на прошлой неделе.
Проблема не техническая — продление занимает несколько минут. Проблема в том, что дату никто не увидел вовремя. Эта ситуация знакома веб-агентствам, маркетинговым агентствам, которые делали сайты и лендинги для своих клиентов, и IT-компаниям, оказывающим поддержку. Ниже — конкретные потери от пропущенных сроков и то, как их устраняет модуль «Сайты и домены» в CRM.
1. Об окончании срока вы узнаёте от клиента, а не из системы
Самый неприятный способ узнать, что домен истёк, — нервный звонок клиента. Ему неважно, кто должен был следить за датой: сайт делали вы, значит, и ошиблись вы. День без сайта и почты для клиники может означать потерянные записи, а для магазина — заказы, которые так и не пришли.
Для агентства цена прежде всего в доверии. Клиент, переживший такое утро, дважды подумает, прежде чем снова вас кому-то порекомендовать.
Как это решается
- Каждый сайт клиента добавляется в CRM со сроками окончания домена и поддержки.
- На дашборде постоянно видны ближайшие сроки, без открытия каких-либо таблиц.
- Команда реагирует заранее, а не после того, как проблему заметил клиент.
2. Excel, который никто не открывает
Почти в каждом агентстве когда-то была «таблица с доменами». Сначала её аккуратно заполняют. Потом появляются новые клиенты, которых туда не вносят, перенесённые домены, которые не обновляют, сотрудники, которые уходят и уносят информацию в голове. Таблица существует, но уже не отражает реальность, и ни у кого в календаре нет момента, чтобы её проверить.
Как это решается
Учёт сайтов перестаёт быть отдельным файлом и становится частью CRM, где уже есть клиенты, счета и проекты. Все сайты клиентов собраны в одном списке: домен, поддержка, цены продления и сроки. Новый сайт добавляется в момент сдачи проекта как естественная часть процесса, а не как дело, которое кто-то должен держать в голове.
3. Продление за счёт агентства
Знакомый сценарий: менеджер в последний день замечает, что домен клиента истекает, продлевает его с карты компании, чтобы сайт не упал, и собирается выставить клиенту счёт «на днях». Счёт так и не уходит или уходит через два месяца, когда клиент уже не понимает, за что платит. По отдельности суммы кажутся небольшими, но по всем сайтам и за целый год это реальные деньги, которые агентство авансировало и так и не вернуло.
Как это решается
- Перед окончанием срока CRM автоматически формирует для клиента счёт на продление.
- Клиент получает счёт заранее, и продление происходит после оплаты, а не за деньги агентства.
- Регулярный доход от доменов и поддержки поступает вовремя, месяц за месяцем.
4. Разные цены для каждого клиента, которые помнят «примерно»
У одного клиента домен входит в пакет поддержки, другой платит за него отдельно, у третьего цена согласована несколько лет назад, а четвёртый попросил продлевать только домен, без поддержки. Когда всё это помнят «примерно», счета от года к году получаются разными, а клиент, получивший неожиданную сумму, начинает задавать неудобные вопросы.
Как это решается
Для каждого сайта цены продления домена и поддержки записываются один раз в его карточке в CRM. Счёт на продление формируется на их основе, поэтому сумма совпадает с той, о которой вы договорились с клиентом, без поисков по старым письмам и без импровизаций.
5. Маркетинговое агентство, которое ведёт трафик на упавший сайт
Маркетинговое агентство ведёт рекламные кампании клиента и вдобавок сделало ему лендинг на отдельном домене. Домен истекает в разгар кампании. Реклама продолжает крутиться, бюджет клиента тратится, но люди, кликнувшие по объявлению, попадают на страницу, которая не открывается. Пока кто-то это заметит, деньги уже потрачены.
Как это решается
Когда все сайты и домены, которые вы ведёте, включая лендинги для кампаний, собраны в одном списке со сроками, ни одна важная страница не исчезает внезапно. Дашборд показывает, что скоро истекает, а команда, запускающая кампании, одним взглядом проверяет, что сайт, на который она ведёт трафик, будет работать всё время кампании.
Проверьте, могут ли сроки застать вас врасплох
- Знаете ли вы без поиска, какие домены клиентов истекают в ближайшие 30 дней?
- Список сайтов клиентов полный и актуальный?
- Продлевали ли вы когда-нибудь домен за счёт агентства, так и не вернув деньги?
- Цена продления для каждого клиента где-то записана, а не просто держится в памяти?
- Счета на продление уходят до окончания срока, а не после?
- Узнавали ли вы когда-нибудь от клиента, что его сайт не работает?
Если на первые пять вопросов вы ответили «нет» или на последний — «да», ваш регулярный доход зависит от везения и чьей-то памяти.
Учёт сайтов и доменов — в CRM, сделанной для вашего агентства
Модуль «Сайты и домены» уже есть в нашей CRM: учёт сайтов клиентов с доменом, поддержкой, ценами продления и сроками, ближайшие сроки на дашборде и счета на продление, которые формируются автоматически до окончания срока. Мы настраиваем его под услуги, которые вы оказываете своим клиентам.
CRM пишется с нуля, без ограничений по числу пользователей, устанавливается за 24 часа, а в первый месяц мы обучаем команду. В подарок вы получаете бесплатный сайт-визитку. Если хотите увидеть все сайты своих клиентов в одном списке, со сроками под контролем, оставьте нам сообщение или запишитесь на встречу, и мы покажем, как это работает, на конкретном примере.