Imaginați-vă o agenție web din Chișinău care, în câțiva ani de muncă, a făcut câteva zeci de site-uri: pentru o clinică, pentru un producător de mobilă, pentru câteva magazine și restaurante. Domeniile .md și .com, hostingul și suportul tehnic se reînnoiesc la date diferite, la prețuri diferite, pentru fiecare client în parte. Toate aceste date stau într-un tabel Excel creat de fondator, completat ultima oară „acum vreo jumătate de an”. Luni dimineață sună directorul clinicii: site-ul nu se deschide, iar emailurile pe domeniu nu mai ajung. Domeniul a expirat săptămâna trecută.
Problema nu este tehnică, reînnoirea durează câteva minute. Problema este că nimeni nu a văzut data la timp. Situația e familiară agențiilor web, agențiilor de marketing care au făcut site-uri și landing page-uri pentru clienții lor și firmelor IT care oferă suport. Mai jos sunt pierderile concrete pe care le aduc expirările ratate și cum le rezolvă modulul Website-uri și domenii din CRM.
1. Afli de expirare de la client, nu din sistem
Cel mai neplăcut mod de a afla că un domeniu a expirat este un apel nervos de la client. Pentru el, nu contează cine trebuia să urmărească data: site-ul l-ați făcut voi, deci voi ați greșit. O zi fără site și fără email poate însemna pentru clinică programări pierdute, iar pentru un magazin, comenzi care nu au mai venit.
Costul pentru agenție este, înainte de toate, încrederea. Un client care a trăit o astfel de dimineață se gândește de două ori înainte să vă mai recomande cuiva.
Cum se rezolvă
- Fiecare site al clientului se adaugă în CRM cu datele de expirare ale domeniului și ale suportului.
- Pe dashboard vedeți permanent cele mai apropiate expirări, fără să deschideți vreun tabel.
- Echipa reacționează din timp, nu după ce clientul a observat problema.
2. Excelul pe care nu-l deschide nimeni
Aproape fiecare agenție a avut, la un moment dat, „tabelul cu domenii”. La început e completat cu grijă. Apoi apar clienți noi care nu mai sunt adăugați, domenii transferate care nu mai sunt actualizate, angajați care pleacă și iau cu ei informația din cap. Tabelul există, dar nu mai reflectă realitatea, iar nimeni nu are în calendar un moment în care să-l verifice.
Cum se rezolvă
Evidența site-urilor nu mai este un fișier separat, ci face parte din CRM, acolo unde sunt deja clienții, facturile și proiectele. Toate site-urile clienților sunt într-o singură listă, cu domeniul, suportul, prețurile de reînnoire și datele de expirare. Un site nou se adaugă în momentul predării proiectului, ca parte firească a procesului, nu ca o sarcină pe care o ține minte cineva.
3. Reînnoirea plătită din buzunarul agenției
Scenariul e des întâlnit: managerul observă în ultima zi că domeniul unui client expiră, îl reînnoiește de pe cardul firmei ca să nu cadă site-ul și își propune să-i trimită clientului factura „zilele astea”. Factura nu mai pleacă, sau pleacă peste două luni, când clientul nu mai înțelege pentru ce plătește. Sumele par mici luate separat, dar adunate pe toate site-urile și pe un an întreg devin bani reali pe care agenția i-a avansat și nu i-a mai recuperat.
Cum se rezolvă
- Înainte de expirare, CRM-ul generează automat factura de reînnoire pentru client.
- Clientul primește factura din timp, iar reînnoirea se face după ce a achitat, nu din banii agenției.
- Venitul recurent din domenii și suport este încasat la timp, lună de lună.
4. Prețuri diferite pentru fiecare client, ținute minte „aproximativ”
Un client are domeniul inclus în pachetul de suport, altul plătește separat, al treilea are un preț negociat acum câțiva ani, iar al patrulea a cerut să-i fie reînnoit doar domeniul, fără suport. Când toate acestea se țin minte „aproximativ”, facturile ies diferite de la an la an, iar clientul care primește o sumă neașteptată începe să pună întrebări incomode.
Cum se rezolvă
Pentru fiecare site, prețurile de reînnoire a domeniului și a suportului se notează o singură dată, în fișa site-ului din CRM. Factura de reînnoire se generează pe baza lor, așa că suma este aceeași pe care ați convenit-o cu clientul, fără căutări prin emailuri vechi și fără improvizații.
5. Agenția de marketing care trimite trafic pe un site căzut
O agenție de marketing gestionează campaniile unui client și, pe lângă asta, i-a făcut și un landing page pe un domeniu separat. Domeniul expiră în mijlocul campaniei. Reclama continuă să ruleze, bugetul clientului se consumă, dar oamenii care dau click ajung pe o pagină care nu se deschide. Până observă cineva, banii sunt deja cheltuiți.
Cum se rezolvă
Când toate site-urile și domeniile pe care le gestionați, inclusiv landing page-urile pentru campanii, sunt în aceeași listă cu datele de expirare, nicio pagină importantă nu dispare pe neașteptate. Dashboardul arată ce expiră în curând, iar echipa care lansează campaniile verifică dintr-o privire că site-ul către care trimite trafic va fi activ pe toată durata lor.
Verificați dacă expirările vă pot lua prin surprindere
- Știți, fără să căutați, ce domenii ale clienților expiră în următoarele 30 de zile?
- Lista cu site-urile clienților este completă și actualizată?
- Ați reînnoit vreodată un domeniu din banii agenției fără să recuperați suma?
- Prețul de reînnoire pentru fiecare client este notat undeva, nu doar ținut minte?
- Facturile de reînnoire pleacă înainte de expirare, nu după?
- Ați aflat vreodată de la un client că site-ul lui nu mai funcționează?
Dacă ați răspuns „nu” la primele cinci sau „da” la ultima, venitul vostru recurent depinde de noroc și de memoria cuiva.
Evidența site-urilor și domeniilor, într-un CRM făcut pentru agenția voastră
Modulul Website-uri și domenii există deja în CRM-ul nostru: evidența site-urilor clienților cu domeniu, suport, prețuri de reînnoire și date de expirare, cele mai apropiate expirări pe dashboard și facturi de reînnoire generate automat înainte de termen. Îl configurăm pentru serviciile pe care le oferiți voi clienților.
CRM-ul este scris de la zero, fără limite de utilizatori, se instalează în 24 de ore, iar în prima lună vă instruim echipa. Ca bonus, primiți gratuit un site de prezentare. Dacă vreți să vedeți toate site-urile clienților voștri într-o singură listă, cu expirările sub control, lăsați-ne un mesaj sau programați un meeting și vă arătăm cum funcționează pe un exemplu concret.