Представьте агентство недвижимости в Кишинёве с шестью агентами. Каждый ведёт график в своём телефоне: один в Google Календаре, другой в заметках, третий просто в голове. В субботу в 11:00 два агента приезжают в одну и ту же квартиру на Чеканах, каждый со своим клиентом, потому что собственник обоим ответил «да» в Viber. В это же время клиент, ожидавший показ в Центре, раздражённо звонит: его агент начисто забыл о встрече.
Никто не работал плохо намеренно. Просто у команды нет общего календаря, а встречи не привязаны к клиентам, ради которых они проходят. Похожие ситуации случаются в мебельных компаниях, где замеры и консультации назначаются по телефону, и в B2B-продажах, где в онлайн-демонстрации участвуют несколько человек с обеих сторон. Ниже — конкретные проблемы и то, как их решает модуль «Календарь и встречи» в CRM.
1. У каждого свой календарь: накладки и невыполнимые обещания
Когда график каждого сотрудника живёт в его телефоне, никто не видит картину всей команды. Руководитель обещает клиенту показ в 15:00, не зная, что агент уже на другом конце города. Коллега берёт клиента «только на сегодня» и назначает встречу поверх уже существующей.
Цена видна быстро: клиенты ждут, встречи переносятся в последний момент, создаётся впечатление, что агентство не организовано. На рынке, где клиент параллельно общается с несколькими агентами, один сорванный показ может стоить всей сделки.
Как это решается
- Вся команда работает в одном общем календаре, где видны встречи каждого.
- Прежде чем обещать время, руководитель видит загрузку каждого сотрудника по дням.
- Если встреча переносится, её просто перетаскивают на новое время, и новое время сразу видно всей команде.
2. Клиент забыл, и замерщик стоит у закрытой двери
Мебельная компания назначает замер кухни в Дурлештах. Замерщик теряет час в пробках, звонит в дверь, а никто не открывает. Клиент забыл или ушёл на работу. День испорчен, следующий замер можно сделать только через несколько дней, а за это время клиент может уйти к конкурентам.
То же самое с консультациями в шоуруме: клиент подтвердил встречу неделю назад, но никто ему о ней не напомнил.
Как это решается
Каждая встреча, назначенная в CRM, отправляет напоминания участникам, в том числе приглашённому клиенту или лиду. Клиент вовремя вспоминает о встрече и может заранее перенести её, а не после того, как замерщик уже стоит у его двери. А сотрудник видит свой график на день, не восстанавливая его по переписке.
3. Онлайн-демо без нужного человека и без ссылки
Компания, которая продаёт оборудование или программное обеспечение другим фирмам, назначает онлайн-презентацию. Менеджер по продажам впопыхах отправляет ссылку с телефона, но забывает пригласить технического специалиста, который должен был отвечать на детальные вопросы. Со стороны клиента приходит только директор, хотя в решении участвует и бухгалтер. Встреча заканчивается словами «мы ещё вернёмся к этому», а вторую назначают через две недели.
Как это решается
- При создании встречи вы выбираете участников: сотрудников, клиентов и лидов — всех в одном приглашении.
- Выбираете видеоплатформу, и ссылка прикрепляется к встрече, а не ищется по перепискам.
- Все участники получают напоминания, чтобы и технический специалист, и клиент были на месте в назначенное время.
4. Встреча, которая не оставляет следа в истории клиента
У лида уже было две встречи с агентством: первый разговор о бюджете и показ. Агент уходит в отпуск, а коллега, который принимает клиента, ничего об этом не знает. Он звонит и снова задаёт те же вопросы. Клиент чувствует, что всё начинается с нуля, и теряет терпение.
Как это решается
Встреча назначается прямо из карточки лида и после проведения остаётся в его истории. Любой, кто открывает лида, видит, сколько встреч было, когда и с кем. Коллега, принявший клиента, продолжает разговор с того места, где он остановился, а не начинает заново.
5. Директор не видит, как выглядит неделя команды
Владелец мебельной компании хочет понять, может ли команда замерщиков взять ещё заказы в этом месяце или пора нанимать ещё одного человека. Без общего календаря ответ можно получить, только опросив каждого. В продажах так же: директор не знает, сколько встреч с клиентами провели менеджеры на этой неделе, а значит, не может понять, почему продажи стоят на месте.
Как это решается
Календарь команды показывает загрузку по дням и по людям: кто занят под завязку, у кого есть окна, какие дни перегружены. Решения о распределении клиентов, графиках или найме принимаются по одному экрану, а не по ощущениям.
Проверьте, не выходят ли встречи из-под контроля
- Сотрудники ведут свой график каждый в своём телефоне?
- Бывало, что двое назначали встречи на одно и то же время с одним клиентом или на одном объекте?
- Получают ли клиенты напоминание перед встречей?
- Ссылки на онлайн-встречи отправляются вручную, на бегу?
- Видит ли коллега, принимающий лида, все прошлые встречи с ним?
- Можете ли вы одним взглядом оценить загрузку команды на следующую неделю?
Если ответы на два-три вопроса вам не нравятся, календарь уже стоит вам клиентов, даже если нигде не значится как потеря.
Общий календарь, встроенный в вашу CRM
Модуль «Календарь и встречи» уже есть в нашей CRM: календарь команды со встречами, участниками (сотрудники, клиенты, лиды), видеоссылкой и напоминаниями. Мы настраиваем его под ваши типы встреч, будь то показы, замеры, консультации в шоуруме или онлайн-демонстрации.
CRM пишется с нуля под ваш бизнес, без ограничений по числу пользователей, устанавливается за 24 часа, а в первый месяц мы обучаем команду. В подарок вы получаете бесплатный сайт-визитку. Если хотите увидеть неделю вашей команды в одном календаре, оставьте нам сообщение или запишитесь на встречу, и приглашение придёт вам прямо из нашего календаря.