Многие владельцы бизнеса в Молдове оценивают компанию по продажам. Сколько было заказов в этом месяце, сколько поступило денег, сколько пришло новых клиентов. Это естественно: продажи видны, ощутимы, их обсуждают на каждой планёрке. Расходы же разбросаны: аренда платится со счёта, зарплаты частично через банк, подписки на программы автоматически списываются с карты, а мелкие материалы покупаются за наличные и записываются, может быть, в тетрадь.
В результате каждый месяц звучит один и тот же вопрос: «Продали хорошо — где деньги?». В этой статье разберём, как эта проблема выглядит в ресторане, типографии, салоне красоты и строительной бригаде, и как модуль расходов, который уже есть в нашей CRM, показывает, сколько на самом деле стоит работа компании и сколько вы реально зарабатываете.
1. Постоянные расходы, которые «знаем наизусть», но не складываем
Представьте небольшой ресторан. Владелец знает сумму аренды, примерно знает зарплаты, знает, что каждый месяц платит за кассовую программу, интернет, охрану, дератизацию, музыку в зале. Каждая сумма по отдельности кажется небольшой. Но никто никогда не сложил их все на одной странице. Когда речь заходит о ценах в меню, решение принимается по принципу «вроде нормально», а не исходя из того, сколько стоит один день работы.
Цена такой неясности — цены, которые могут не покрывать реальные затраты. Зал полный, а маржа растворяется в расходах, которые никто не видел вместе.
Практическое решение простое: постоянные расходы — аренда, зарплаты, подписки — один раз вносятся в CRM, и система автоматически создаёт их каждый месяц. Не нужно о них помнить и вносить вручную. В любой момент видно, сколько стоит месяц работы, ещё до того, как вы что-то продали.
2. Разовые траты, которые никуда не попадают
В типографии или компании по производству рекламы, кроме постоянных расходов, всё время возникают непредвиденные: запчасть для принтера, срочный курьер, специальный материал для одного заказа, ремонт. Платят на месте, часто наличными, а чек оказывается в ящике стола. В конце месяца такие траты либо забываются, либо записываются одной суммой, без понимания, откуда они взялись.
- каждая разовая трата вносится в CRM в момент, когда она появилась, с суммой и описанием;
- она привязывается либо к компании в целом, либо к проекту или заказу, ради которого была сделана;
- всё автоматически попадает в отчёты о прибыли, без отдельной сверки в конце месяца.
Правило процесса, которое меняет всё: трату вносит тот, кто её сделал, сразу, с телефона, а не «потом, когда доеду до офиса».
3. Крупный заказ, который на самом деле ничего не принёс
Вернёмся в типографию. Большой заказ материалов для выставки кажется успехом: хорошая сумма, важный клиент. Но под него заказали специальную бумагу, оплатили доставку, работали сверхурочно, перепечатали партию из-за ошибки. Никто не поставил всё это рядом с полученной суммой. Команда уверена, что месяц был отличный, хотя этот заказ, если посмотреть отдельно, принёс совсем немного.
Цена выше, чем кажется: компания и дальше берёт похожие заказы по той же цене, считая их выгодными.
Как помогает модуль расходов: когда траты привязаны к проекту, CRM показывает реальную прибыль по каждому проекту: сколько получено и сколько на него потрачено. Только так можно понять, какие заказы стоит брать, а какие цены пора пересмотреть.
4. Забытые подписки, которые оплачиваются месяц за месяцем
Салон красоты за несколько лет попробовал разные программы для записи, приложение для дизайна постов, сервис рассылок, подписку на онлайн-курс. Некоторыми давно не пользуются, но оплата продолжает автоматически списываться с карты. Каждая сумма небольшая, поэтому их никто не замечает.
Когда все подписки внесены в CRM как постоянные ежемесячные расходы, они видны одним списком. Раз в квартал управляющая просматривает его и задаёт простой вопрос: «а этим мы ещё пользуемся?». Иногда одно это упражнение покрывает часть стоимости действительно полезного инструмента.
5. Сюрприз в конце месяца
Небольшая строительно-отделочная бригада ведёт несколько объектов параллельно. Авансы приходят, материалы покупаются, зарплаты выплачиваются еженедельно. Бригадиру кажется, что компания в плюсе, ведь деньги на счёт поступают постоянно. В конце месяца приходит крупный платёж поставщику, и денег не хватает. Проблема не возникла внезапно — она копилась незаметно несколько недель.
Когда постоянные расходы создаются автоматически, а разовые траты вносятся сразу, картина месяца видна по ходу, а не только в конце:
- с начала месяца вы знаете, какие постоянные расходы предстоят;
- видите, как растут траты по каждому объекту;
- отчёты о прибыли показывают разницу между поступлениями и расходами, а не только поступления.
Расходы компании и расходы проекта
Полезное разделение для любой сферы: одни расходы относятся к работе компании в целом (аренда, бухгалтерия, интернет), другие — к конкретному проекту (материалы, доставка, субподрядчики). Разделив их, вы сможете ответить на два разных вопроса: «сколько нужно продать, чтобы покрыть компанию?» и «выгоден ли этот тип проектов?».
Проверьте, знаете ли вы, сколько на самом деле зарабатываете
- Можете ли вы прямо сейчас, ничего не ища, сказать, сколько стоит месяц работы компании?
- Собраны ли постоянные расходы в одном месте?
- Мелкие и наличные траты записываются или теряются в чеках и тетрадях?
- Знаете ли вы, какие проекты или заказы прошлого месяца принесли прибыль, а какие нет?
- Есть ли у вас список всех ежемесячных подписок, включая забытые?
- Бывали ли месяцы, когда продажи были хорошими, а денег на платежи не хватало?
Если на несколько вопросов вы ответили «нет», продажи показывают вам только половину картины.
Как мы внедряем модуль расходов у вас
Модуль расходов уже входит в нашу CRM и работает вместе со счетами и отчётами о прибыли. При установке мы вместе с вами вносим постоянные расходы компании, определяем, как траты привязываются к проектам или заказам и кто в команде их вносит. CRM мы пишем с нуля для вашей компании и устанавливаем за 24 часа, без ограничений по количеству пользователей, а в первый месяц помогаем обучить команду, чтобы привычка вносить траты сразу закрепилась с первой недели. В качестве бонуса вы бесплатно получаете сайт-визитку.
Если хотите увидеть реальную прибыль вашей компании по проектам и по месяцам, оставьте сообщение — мы ответим или запишитесь на встречу. Начнём с расходов, которые у вас уже есть, и покажем, как они становятся видны каждый день, а не только в конце месяца.