Оцифровка бумажного архива с грантом ODA: практический гид

Оцифровка бумажного архива с грантом ODA — расход, о котором многие МСП в Молдове забывают, хотя он прямо указан и в компоненте цифрового перехода программы CREȘTEM IMM, и в Программе цифровой трансформации МСП. Папки с договорами, счетами, карточками клиентов или технической документацией занимают место, их трудно искать, и они могут потеряться. Разбираем, что включает проект оцифровки архива, какие расходы можно заложить, как перейти от архива к электронным документам в повседневной работе и как подготовить пакет документов.

Где оцифровка архива встречается в программах ODA

Согласно публичным документам на oda.md:

• CREȘTEM IMM – цифровой переход включает в допустимые расходы оцифровку бумажных архивов, наряду с ПО, лицензиями, базами данных, ERP и CRM, облаком и SaaS, системами хранения и сетевым оборудованием;
• Программа цифровой трансформации МСП (HG 129/2022) финансирует оцифровку архивов, а также ПО, лицензии, базы данных и миграцию данных — грант до 70% проекта, максимум 500 000 леев.

Доли, лимиты и условия зависят от программы и конкурса. Например, в CREȘTEM IMM доля гранта — 35% для микропредприятий, 30% для малых и 25% для средних, с разными потолками. Всегда сверяйтесь с руководством текущего конкурса.

Цифровой архив — это не только сканирование

Самая частая ошибка — воспринимать проект как простое сканирование бумаг. PDF в папке на компьютере проблему не решает: документ по-прежнему трудно найти, он не связан с клиентом или договором и может исчезнуть вместе с компьютером. У сильного проекта три части:

1. Оцифровка существующих документов: сканирование, наименование, классификация.
2. Организация и хранение: база данных или система, где документы привязаны к клиентам, договорам, проектам, с контролем доступа и резервными копиями.
3. Переход на электронные документы для всего нового: предложения, договоры, счета создаются прямо в системе, чтобы параллельно не вырастал новый бумажный архив.

Именно третья часть даёт наибольшую пользу в долгосрочной перспективе и легче всего подтверждается на мониторинге: системой пользуются каждый день, а не заполнили один раз.

Какие расходы можно включить

В зависимости от программы и правил конкурса проект оцифровки архива может включать:

• услуги оцифровки бумажного архива;
• ПО для управления документами, базы данных, ERP или CRM — покупка, разработка или адаптация;
• миграцию данных из старых файлов в новую систему (прямо названа в Программе цифровой трансформации);
• системы хранения и сетевое оборудование, например NAS, с установкой и настройкой;
• облачные и SaaS-решения; в CREȘTEM IMM подписки финансируются до 24 месяцев с момента заключения договора;
• ИИ-решения для распознавания и классификации документов в CREȘTEM IMM;
• обучение персонала работе с внедрёнными продуктами.

Помните о недопустимых расходах: бывшее в употреблении оборудование, расходные материалы и административные затраты, а в Программе цифровой трансформации — базовая офисная техника (компьютеры, принтеры, телефоны, планшеты) и операционные лицензии вроде 1C, Windows или Microsoft Office. Подробнее — в статье Допустимые и недопустимые расходы на цифровизацию ODA. Если в архиве есть чувствительные данные, подумайте и об их защите — см. Кибербезопасность в гранте ODA.

Как спланировать проект шаг за шагом

1. Проведите инвентаризацию архива: какие типы документов, за сколько лет, примерно сколько страниц.
2. Решите, что оцифровывать, а что может остаться только на бумаге согласно требованиям законодательства о хранении.
3. Выберите систему, где будут жить документы: CRM, ERP или специализированная система. Сравнение — в статье ERP или CRM для проекта по гранту ODA.
4. Определите поток новых документов: кто создаёт предложения, договоры и счета и как они подписываются.
5. Запросите коммерческие предложения с техническими характеристиками на услуги, ПО и оборудование и заполните лист выбора поставщика.
6. Спланируйте внедрение в сроки программы: максимум 9 месяцев для CREȘTEM IMM (с возможностью продления по запросу) и максимум 6 месяцев для Программы цифровой трансформации.

Учтите: допустимы только расходы после подачи бизнес-плана; не начинайте сканирование за свой счёт до подачи в надежде включить его позже.

Чек-лист проекта оцифровки архива

• По руководству конкурса проверено, что оцифровка архива допустима в выбранной программе.
• Есть оценка объёма документов.
• Выбрана система для хранения и поиска документов.
• Включены миграция данных и обучение персонала.
• Предусмотрено резервное копирование, нет б/у оборудования.
• Есть коммерческие предложения с техническими характеристиками и лист выбора поставщика.
• Определено, как новые документы будут создаваться в электронном виде.
• Срок внедрения укладывается в лимит программы.

Как вам поможет Risen Systems

Risen Systems не оказывает услуги физического сканирования документов — для этого нужен специализированный поставщик. Наша часть — система, в которой документы создаются, связываются и легко находятся:

• CRM на выделенном поддомене с карточками клиентов, коммерческими предложениями, договорами с электронной подписью, автоматическими счетами, проектами с Гантом и отчётами — новые документы сразу создаются в электронном виде (см. модули CRM);
• настройка системы под процессы компании и помощь в организации существующих данных;
• коммерческое предложение с техническими характеристиками на CRM и обучение в формате ODA;
• документально оформленная подписка на срок до 24 месяцев, с договорами, счетами и актами приёма-передачи для отчётности;
• обучение команды, первый месяц обучения — бесплатно.

Мы не гарантируем одобрение гранта — решение принимает ODA. Но мы поможем выстроить цифровую часть проекта понятно и проверяемо. Если хотите обсудить, свяжитесь с нами.

Информация в статье — краткое изложение для ориентира. Условия могут меняться от конкурса к конкурсу; всегда сверяйтесь с официальным руководством на oda.md или в Консультационном центре ODA по телефону 022 22 57 99. Risen Systems не аффилирована с ODA и не представляет организацию.