Digitalizarea arhivei pe hârtie cu grant ODA este una dintre cheltuielile pe care multe IMM-uri din Moldova le trec cu vederea, deși apare explicit atât în componenta de tranziție digitală a programului CREȘTEM IMM, cât și în Programul de transformare digitală a IMM. Dosarele cu contracte, facturi, fișe de clienți sau documentație tehnică ocupă spațiu, se caută greu și se pot pierde. În acest articol explicăm ce presupune un proiect de digitizare a arhivei, ce cheltuieli pot fi incluse, cum treceți de la arhivă la documente electronice în activitatea zilnică și cum pregătiți dosarul.
Unde apare digitizarea arhivei în programele ODA
Conform documentelor publice de pe oda.md:
- CREȘTEM IMM – tranziție digitală include printre cheltuielile eligibile digitizarea arhivelor pe hârtie, alături de software, licențe, baze de date, soluții ERP și CRM, cloud și SaaS, echipamente de stocare și rețea;
- Programul de transformare digitală a IMM (HG 129/2022) finanțează digitizarea arhivelor, precum și software, licențe, baze de date și migrarea datelor, cu un grant de până la 70% din proiect și maximum 500.000 lei.
Cotele, plafoanele și condițiile depind de program și de apel. Pentru CREȘTEM IMM, de exemplu, cota grantului este de 35% pentru microîntreprinderi, 30% pentru întreprinderi mici și 25% pentru cele mijlocii, cu plafoane diferite. Verificați întotdeauna ghidul apelului curent.
Arhiva digitală nu este doar scanare
Greșeala cea mai frecventă este să privim proiectul ca pe o simplă scanare a hârtiilor. Un fișier PDF salvat într-un dosar de pe un calculator nu rezolvă problema: documentul tot e greu de găsit, nu e legat de client sau de contract și poate dispărea odată cu calculatorul. Un proiect solid are trei părți:
- Digitizarea documentelor existente: scanare, denumire, clasificare.
- Organizarea și stocarea: o bază de date sau un sistem în care documentele sunt legate de clienți, contracte, proiecte, cu acces controlat și copii de rezervă.
- Trecerea la documente electronice pentru tot ce se creează de acum înainte: oferte, contracte, facturi generate direct în sistem, ca să nu reconstruiți arhiva pe hârtie în paralel.
A treia parte este cea care aduce cel mai mare beneficiu pe termen lung și este și cea mai ușor de demonstrat la monitorizare: sistemul este folosit zilnic, nu doar a fost umplut o dată.
Ce cheltuieli puteți include
În funcție de program și de regulile apelului, un proiect de digitizare a arhivei poate cuprinde:
- serviciile de digitizare a arhivei pe hârtie;
- software pentru gestionarea documentelor, baze de date, ERP sau CRM — achiziție, dezvoltare sau adaptare;
- migrarea datelor din fișiere vechi în noul sistem (menționată explicit în Programul de transformare digitală);
- echipamente de stocare și rețea, de exemplu NAS, cu instalare și configurare;
- soluții cloud și SaaS; în CREȘTEM IMM abonamentele pot fi finanțate până la 24 de luni de la contractare;
- soluții AI pentru recunoașterea și clasificarea documentelor, în CREȘTEM IMM;
- instruirea personalului pe produsele implementate.
Atenție la ce rămâne neeligibil: echipamente second-hand, consumabile și costuri administrative, iar în Programul de transformare digitală — tehnica de birou de bază (calculatoare, imprimante, telefoane, tablete) și licențele operaționale de tipul 1C, Windows sau Microsoft Office. Detalii în Cheltuieli eligibile și neeligibile în digitalizarea ODA. Dacă arhiva conține date sensibile, gândiți și protecția lor — vedeți Securitatea cibernetică în grantul ODA.
Cum planificați proiectul pas cu pas
- Inventariați arhiva: ce tipuri de documente aveți, câți ani, aproximativ câte pagini.
- Stabiliți ce trebuie digitizat și ce poate rămâne doar pe hârtie conform cerințelor legale de păstrare.
- Alegeți sistemul în care vor trăi documentele: CRM, ERP sau sistem dedicat. Comparația o găsiți în ERP sau CRM pentru proiectul de grant ODA.
- Definiți fluxul de documente noi: cine creează oferte, contracte și facturi și cum se semnează.
- Cereți oferte de preț cu specificații tehnice pentru servicii, software și echipamente și completați fișa de selectare a furnizorului.
- Planificați implementarea în termenul programului: maximum 9 luni pentru CREȘTEM IMM (cu posibilitate de prelungire la cerere) și maximum 6 luni pentru Programul de transformare digitală.
Rețineți că sunt eligibile doar cheltuielile făcute după depunerea planului de afaceri; nu începeți scanarea pe bani proprii înainte de depunere, sperând să o includeți ulterior.
Checklist pentru proiectul de digitizare a arhivei
- Am verificat în ghidul apelului că digitizarea arhivei este eligibilă în programul ales.
- Am o estimare a volumului de documente.
- Am ales sistemul în care vor fi stocate și căutate documentele.
- Am inclus migrarea datelor și instruirea personalului.
- Am o soluție de backup și am evitat echipamentele second-hand.
- Am oferte de preț cu specificații tehnice și fișa de selectare a furnizorului.
- Am stabilit cum vor fi create electronic documentele noi.
- Termenul de implementare se încadrează în limita programului.
Cum vă ajută Risen Systems
Risen Systems nu oferă servicii de scanare fizică a documentelor; pentru aceasta aveți nevoie de un furnizor specializat. Partea noastră este sistemul în care documentele sunt create, legate și găsite ușor:
- CRM pe subdomeniu dedicat, cu fișe de clienți, oferte de preț, contracte cu semnătură electronică, facturi automate, proiecte cu Gantt și rapoarte — documentele noi se nasc direct în format electronic (vedeți modulele CRM);
- configurarea sistemului pe procesele firmei și sprijin la organizarea datelor existente;
- ofertă de preț cu specificații tehnice pentru CRM și instruire, în formatul cerut de ODA;
- abonament documentat pe o perioadă de până la 24 de luni, cu contracte, facturi și acte de predare-primire pentru raportare;
- instruirea echipei, cu prima lună gratuită de instruire.
Nu garantăm aprobarea grantului — decizia este a ODA. Vă ajutăm însă să construiți partea digitală a proiectului clar și verificabil. Dacă vreți să discutăm, contactați-ne.
Informațiile din acest articol sunt un rezumat cu scop de orientare. Condițiile se pot schimba de la un apel la altul; verificați întotdeauna ghidul oficial pe oda.md sau la Centrul de consultanță ODA, 022 22 57 99. Risen Systems nu este afiliată ODA și nu reprezintă organizația.